kintoneとはなにか？導入するメリットや活用事例について詳しく解説

業務を効率化・システム化できるツールとして広く知られている「kintone（キントーン）」。

 

 

名前を聞いたことはあるものの、実際に導入してどのようなことができるのか、自社に適した使い方ができるのかなど、詳しいことはわからないという方もいるのではないでしょうか。

 

 

そこでこの記事では、kintoneの基本機能や導入によるメリット、導入時の注意点、そして実際の導入事例までを詳しくご紹介します。

 

 

社内の業務改善やDXを進めたい方、kintoneの導入を検討している方は、ぜひ参考になさってください。

 

 

kintoneとは

 

 

kintone（キントーン）とは、サイボウズ株式会社が提供する業務改善プラットフォームです。

 

 

プログラミングの専門知識がなくても、誰でも簡単に業務アプリを作成できる点が最大の特徴で、多くの企業が業務の「見える化」や「効率化」に活用しています。

 

 

kintoneはクラウドベースで提供されており、インターネットに接続できる環境があれば、パソコンやスマートフォン、タブレットなど、どこからでもアクセス可能です。リモートワークや多拠点間での情報共有にも強く、業種や企業規模を問わず幅広い導入実績があります。

 

 

kintoneを導入し、日々の業務で発生するExcel管理や紙ベースの報告・申請などをアプリ化すれば、煩雑な手作業を削減し、業務全体の生産性を向上させられるでしょう。

 

 

kintoneでできること

 

 

kintoneは、多機能かつ柔軟性の高い業務改善ツールとして、さまざまな用途に対応できるのが魅力です。

 

 

ここでは、代表的な機能を6つに分けてご紹介します。

 

 

業務アプリの作成

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kintoneでは、業務内容に合わせたオリジナルの「アプリ」をノーコードで簡単に作成できます。

 

 

ドラッグ＆ドロップで項目を配置するだけで、申請書、日報、商談記録、問い合わせ管理など、さまざまな業務用アプリを直感的に構築できます。また、既存のExcelファイルから取り込むことも可能で、その際の移行もスムーズです。

 

 

タスク・プロジェクト管理

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kintoneは、プロジェクトの進行状況や担当タスクを可視化し、チーム全体でのスムーズな連携を実現します。

 

 

プラグインを使えば、ガントチャートやカレンダー形式での表示もできるため、納期の管理や進捗確認が一目で把握できます。コメント機能を活用すれば、各案件に対するフィードバックや相談もリアルタイムで共有可能です。

 

 

顧客管理

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kintoneでは、顧客の基本情報だけでなく、過去の商談履歴や問い合わせ対応、購入履歴なども一元管理できます。

 

 

その結果、営業・サポート・マーケティングなど、部門をまたいだ情報共有がしやすくなり、顧客対応の質を高めることにも繋がります。また、検索や絞り込み機能も充実しており、必要な情報をすぐに取り出せるのも強みです。

 

 

データ集計や閲覧

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kintoneでは、アプリに蓄積されたデータをもとに、グラフや表形式での集計・分析が簡単に行えます。

 

 

たとえば、売上データを月別や担当者別に集計したり、進捗管理の状況をリアルタイムで可視化したりと、業務改善に必要な情報を一目で把握できます。

 

さらに、ダッシュボード機能を使えば、重要な指標を画面上に集約して表示できるため、定例会議やマネジメントにも活用しやすい点が魅力です。

 

 

コミュニケーション機能

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kintoneには、コメント機能や通知機能といった、業務内コミュニケーションを促進する機能が標準搭載されています。

 

 

アプリの各レコードに対して担当者がコメントを投稿できるため、案件ごとのやりとりをメールではなくkintone上で完結させることが可能です。

 

 

また、メンション機能を使えば、特定のメンバーに通知を送ることもでき、伝達漏れの防止にも繋がります。その結果、チーム内の情報共有がスピーディかつ正確におこなえるようになります。

 

 

外部システムとの連携

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kintoneは、外部システムとの連携性にも優れており、APIを活用することで外部の業務ツールやクラウドサービスと簡単に連携できます。

 

 

たとえば、GoogleカレンダーやSlack、LINE WORKS、Salesforce、会計ソフトなどと連携させることで、データの一元化や通知の自動化が実現します。

 

 

また、ZapierやiPaaSといった外部連携サービスや連携プラグインを活用することで、より高度な業務フローの自動化も実現できます。

 

 

kintone導入のメリット

 

 

kintoneは、導入することで業務の効率化や情報共有の円滑化、コスト削減など、さまざまな面で企業にプラスの効果をもたらします。

 

 

ここでは、kintoneを導入することで得られる代表的なメリットを4つご紹介します。

 

 

専門知識がなくても自社に合ったシステムを作成できる

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kintoneを導入する1つ目のメリットは、プログラミングスキルがなくても業務システム・アプリを構築できることです。

 

 

複雑な設定や開発工程は必要なく、現場の担当者が自ら業務に最適なシステムを作成・修正できるため、導入や運用におけるスピード感が大きく向上します。その結果、従来のようにIT部門へ都度依頼する必要がないため、業務改善のサイクル加速が期待できるでしょう。

 

 

チーム内の情報共有・管理がスムーズになる

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kintoneを導入する2つ目のメリットは、案件・顧客・業務フローなどの情報を一元管理でき、部門間やチーム内での情報共有が格段にスムーズになる点です。

 

 

kintoneの各アプリにはコメント機能があるため、担当者間のやりとりもすべて記録され、過去の経緯を簡単に振り返ることが可能です。これにより、属人化を防ぎ、誰でも業務の進捗や内容を把握できる体制を構築できます。

 

 

ペーパーレス化＆業務効率アップになる

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紙の申請書やExcelでの管理から、kintoneを使ったクラウド管理へ切り替えることで、業務のペーパーレス化が進み、作業効率を大幅に向上させられます。

 

 

たとえば、出張申請や稟議書などの承認フローをアプリ化すれば、申請・承認・保管までをオンラインで完結でき、業務のスピードアップにも繋がります。

 

 

複数の業務を1つのプラットフォームで一元管理できる

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営業管理・顧客管理・在庫管理・タスク進行・勤怠管理など、さまざまな業務を1つのプラットフォーム上で一元管理できる点も、kintoneの大きなメリットです。

 

 

バラバラに使われていたExcelや各種ツールをまとめることで、データの分散や二重入力といったムダを解消し、業務全体の整合性を保つことが可能になります。

 

 

kintoneのセキュリティレベルは？

 

 

kintoneは、クラウドサービスとしての利便性を持ちながらも、高いセキュリティ水準を維持しているツールです。個人情報や業務データを安心して取り扱えるよう、複数の観点からセキュリティ対策が講じられています。

 

 

ここでは「外部機関による評価」「不正アクセス防止」「脆弱性対策」の3つの観点から、kintoneのセキュリティレベルについて詳しく確認していきましょう。

 

 

外部機関による評価

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kintoneは、外部の第三者機関からの厳正なセキュリティ評価を受けており、国際的なセキュリティ基準に準拠した運用が行われています。

 

 

運営元のサイボウズ株式会社は、情報セキュリティマネジメントに関する国際規格「ISO/IEC 27001」を取得しており、企業の重要情報を安心して預けられる基盤が整えられています。

 

 

また、kintoneは政府が定めるセキュリティ評価制度ISMAP（イスマップ）にも登録されており、信頼性の高いクラウドサービスとして公的にも認められています。こうした実績からも、kintoneのセキュリティ体制の堅牢さが窺えるでしょう。

 

 

不正アクセス防止

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kintoneでは、IPアドレス制限や二要素認証、アクセス権限の細かな設定などにより、不正アクセスを多層的に防止しています。

 

 

たとえば、IPアドレス制限を設定すれば、許可されたネットワーク以外からのアクセスを遮断できます。さらに、有料オプションでクライアント証明書認証を利用すれば、認証済みの端末からのみアクセス可能にすることも可能です。

 

 

無料の独自サブドメインの発行や、ログイン時のBasic認証を活用すれば、外部へのログインURLの拡散リスクも抑えられます。加えて、通信内容の暗号化やアクセスログの確認機能も標準で備えており、万一の際も迅速な対応が可能です。

 

 

こうした多層的な防御により、kintoneは情報漏えいリスクを最小限に抑えられる設計となっています。

 

 

脆弱性対策

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kintoneでは、サービスの安全性を維持するために、脆弱性の発見と対処を迅速かつ体系的に行う体制が整えられています。

 

 

運営元であるサイボウズでは、専門チーム（PSIRT）を設置し、社内外からの脆弱性情報を常時収集・分析しています。脆弱性の深刻度はCVSSなどの指標に基づいて評価され、必要に応じて関係部門と連携し、対応方針や時期を迅速に決定します。

 

 

また、影響のある脆弱性については、公式サイトやJVN（Japan Vulnerability Notes）などの公的機関を通じて適切に情報公開されるため、ユーザーも対策を講じやすい環境が整っています。

 

参考：脆弱性情報ハンドリングポリシー｜cybozu

 

 

kintone導入の際の注意点

 

 

kintoneは非常に柔軟で便利な業務改善ツールですが、効果的に活用するためには、いくつかの注意点を理解しておく必要があります。

 

ここでは、特に押さえておきたい3つの注意点について、順に確認していきましょう。

 

 

アプリ管理が煩雑化することがある

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kintoneでは、自由度の高いアプリ作成が可能な反面、運用が進むにつれてアプリの数が増えすぎてしまい、管理が煩雑になるケースがあります。

 

 

特に、複数の部署で独自にアプリを作成していると、似たような用途のアプリが乱立し、どれを使えばよいか分からなくなることもあります。そのため、アプリ作成時には管理ルールや命名規則を設定し、定期的に棚卸しをおこなうなどの運用設計が重要です。

 

 

こうしたアプリ構成の最適化や整理が自社で難しい場合、ノウハウのある外部業者に委託することで、よりスムーズかつ効率的に進められるでしょう。

 

 

拡張機能を利用するとコストがかかる

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kintoneは、基本機能でも多くの業務に対応できますが、より高度な機能や見た目をカスタマイズしたい場合、外部プラグインや連携サービスを追加導入する必要があります。

 

 

こうした拡張機能は有料のものも多く、利用範囲が広がるにつれて追加コストが発生する点には注意が必要です。

 

 

しかし、どこまで標準機能で対応できるか、どの部分にコストをかけるべきかといった判断は専門知識が必要な場合もあります。そのため、不安な場合は、初期設計の段階からkintoneに詳しい業者へ相談・外注するのがおすすめです。

 

 

用途によって専門的な知識が求められる

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kintoneはノーコードでアプリが作成できる一方、外部サービスとの連携やカスタマイズなどをおこなう場合は、一定の技術的知識が求められる場面があります。

 

 

特に、業務の自動化やUIの最適化を目指す場合、自社内だけで対応しきるのは難しくなることもあるでしょう。そのようなときは、kintone導入・運用を専門に支援している外注先を活用することで、技術面の課題を解消し、実際の業務に即した最適なアプリ構築が可能になります。

 

 

kintone導入の費用相場

 

kintoneには、「ライト」「スタンダード」「ワイド」の3つのコースがあります。

 

 

ライトコースは月額1,000円／1ユーザー、スタンダードコースは1,800円／1ユーザーで、どちらも10ユーザーから利用可能です。

 

 

また、大規模利用に対応したワイドコースは月額3,000円／1ユーザーからで、最低1,000ユーザーから契約できます。

 

 

コースによって利用可能なアプリ数・スペース数・外部連携の範囲が異なるため、自社の規模や業務内容に応じて最適なプランを選びましょう。

 

参考：料金｜kintone

 

 

kintone活用事例

 

 

kintoneは業種や業務形態を問わず、さまざまな現場で柔軟に活用されています。

 

 

ここでは、実際にkintoneを導入し、業務の効率化や情報共有の改善に成功した事例を2つご紹介します。kintoneの導入を検討中の方は、ぜひ参考になさってください。

 

 

ファンクラブ事務局の事例

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あるプロ野球球団のファンクラブ事務局では、入会手続きや問い合わせ対応、グッズ発送などの業務をkintoneで一元化しました。

 

 

従来はExcelや電話・メールによる連携が中心で、外注先との情報共有にも手間がかかっていました。しかし、kintone導入後は、対応履歴や会員情報をリアルタイムに確認できるようになり、日報作成が不要になりました。

 

 

また、球場での入会受付にはフォーム連携を活用し、紙による申込作業を省略できました。こうした取り組みにより、業務全体の効率が大幅に向上しています。

 

参考：Kintoneで実現するBPOサービスの拡大 | 株式会社データセレクト

 

 

健診センターの事例

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ある検診センターでは、受診券や検診キットの発送、予約受付、イレギュラー対応など、年間を通して発生する多岐にわたる業務をkintoneで一元管理しました。

 

 

情報が散在していた従来の環境では、担当者間の引き継ぎやステータス確認に手間がかかっていました。

 

 

kintone導入後は、コールセンターや外部委託先との情報連携がリアルタイムで可能となり、対応状況を誰でもすぐに把握できるようになりました。また、スペースやコメント機能を活用することで、業務の属人化を防ぎ、引き継ぎもスムーズに行える体制が整いました。

 

参考：Kintoneで実現するBPOサービスの拡大 | 株式会社データセレクト

 

 

まとめ

 

今回は、kintoneの基本的な特徴やできること、導入によるメリット、注意点、活用事例などについて、詳しくご紹介しました。

 

 

kintoneは、業務効率化や情報共有の円滑化を図るための強力なツールであり、さまざまな業種・業務に柔軟に対応できる点が魅力です。しかし、運用ルールの設計や拡張機能の導入などでつまずくこともあるため、導入に不安がある場合は、ノウハウのある業者に委託するのも選択肢の1つです。

 

 

今回の内容を参考にして、自社の業務課題に合ったkintone活用の方向性を検討してみましょう。

 

データセレクトでは、kintoneを活用したコールセンター代行・事務局代行・発送代行サービスを提供しております。

 

kintone導入前からのサポートも対応可能ですので、業務効率化やDX化を検討されている企業の方はお気軽にご相談ください。

 

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