データ入力を効率化！業務代行を利用するメリットや活用事例について解説

顧客情報や帳票の入力、紙資料のデジタル化など、対応範囲が広く正確性と効率性が求められるデータ入力。膨大な作業量や人的リソースの制約により、自社内での対応に課題を感じている企業も多いのではないでしょうか。

 

 

こうした課題を解決する手段として注目されているのが、データ入力業務代行です。作業を外部に委託することで、多くのメリットを得られます。

 

 

この記事では、データ入力業務の概要から、代行を活用するメリット、費用相場、業者選定のポイント、活用事例までを詳しく解説します。

 

 

自社のデータ入力業務の効率化を図りたい企業担当者の方は、ぜひ参考になさってください。

 

 

データ入力とは？

 

データ入力とは、手書き資料や印刷物などのさまざまな情報を、コンピューター上で扱えるデジタルデータに変換し、指定されたフォーマットに入力する業務です。

 

 

データ入力は、Excelや専用システムへの入力作業、Webフォームへの転記、クラウドツールの登録作業など、多岐にわたる形式でおこなわれます。企業の規模や業種に関係なく、多くの場面で必要とされるため、日常的な業務の一部となっているケースが少なくありません。

 

 

一見すると単純作業に思えるデータ入力ですが、正確さやスピード、整合性の確保が求められるため、想像以上に注意力と集中力を要する業務です。特に大量のデータを扱う場合や、入力ミスが業務全体に大きな影響を及ぼす場合は、専門的なスキルや体制の有無が重要になります。

 

 

データ入力の種類と業務内容

 

データ入力と一口に言っても、その業務内容は非常に幅広く、扱うデータの種類や目的によって、作業のプロセスや求められるスキルが異なります。ここでは代表的なデータ入力業務の種類について、詳しく確認していきましょう。

 

 

一般的なデータ入力業務

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最も基本的なデータ入力業務は、手書きの資料やPDFなどに記載された情報を、Excelや専用の管理ソフト、Webフォームなどに入力していく作業です。企業では、顧客名簿、受注伝票、問い合わせ内容など、多くの情報が日々発生し、それらをデータ化して保存・管理する必要があります。

 

 

これらのデータ入力業務は、作業量が多くなりがちなうえ、正確性が求められるため、限られた人員で対応するには大きな負担となることがあります。特に、定型フォーマットが多く、繰り返し作業が発生する業務においては、外部に委託することで大幅な効率化が図れます。

 

 

紙データのデジタル化

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帳票や申込書、会議資料、契約書など、紙媒体で保管されていた情報をデジタル化する業務も、ペーパーレス化の影響から、近年需要が高まっている分野です。デジタル化されたデータは検索性や共有性が高まり、業務全体のスピードアップや情報管理の精度向上に繋がります。

 

 

紙資料の読み取りにはOCR（光学文字認識）技術が使われることもありますが、手書き文字や図表が含まれている場合は、手作業での入力が必要になります。その場合、作業には一定の専門性が求められます。

 

 

アンケート・リサーチデータ入力

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市場調査や顧客満足度調査などで実施されたアンケート結果をデータベース化する業務も、データ入力の一種です。特に、紙で回収された手書きアンケートは、自由記述欄も含めて多くの情報を正確に入力・分類する必要があります。

 

 

このような業務では、単なる入力だけでなく、カテゴリごとの分類やコメントの要約といった作業も求められる場合があります。また、入力データの分析業務に繋がることも多いため、正確でミスのないデータ整備が重要です。

 

 

会計・経理データ入力

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領収書や請求書、帳簿などをもとに、会計システムや管理ソフトに数値情報を入力していく業務も、データ入力では一般的です。会計・経理のデータ入力では、勘定科目ごとの分類や仕訳など、一定の会計知識が必要な場合もあるため、経験者による対応が望まれます。

 

 

特に、フリーランスや小規模事業者の場合、こうした経理業務の負担が大きくなりがちですが、業務代行サービスを利用すれば、メインの業務に専念しやすくなります。

 

 

データ入力業務代行に依頼するメリット

 

データ入力を外部に委託することで、企業にとってさまざまなメリットが得られます。ここでは、データ入力業務代行を利用する主な4つのメリットについて、詳しく確認していきましょう。

 

 

業務効率化による生産性向上が期待できる

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データ入力業務代行に依頼する1つ目のメリットとして、業務効率化による生産性向上が期待できる点が挙げられます。

 

 

データ入力は、業務時間の多くを消費する一方で、直接的な売上に結び付きにくい「ノンコア業務」の1つです。こうした業務を社内でこなそうとすると、他の重要な業務に割ける時間が減ってしまい、結果的に全体の生産性を低下させてしまう可能性があります。

 

 

その点、業務代行を活用すれば、データ入力という単純かつ時間のかかる作業を外部の専門スタッフに任せられます。その結果、社内の人材はコア業務や意思決定に集中できるようになり、組織全体の業務効率化と生産性向上が期待できます。

 

 

コスト削減が期待できる

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データ入力業務代行を利用する2つ目のメリットは、コスト削減が期待できる点にあります。

 

 

業務の外注は、一見するとコストがかかるように思えるかもしれません。しかし実際には、社内で対応するよりもトータルコストを抑えられるケースが多くあります。

 

 

社内スタッフにデータ入力を任せる場合、人件費や教育コスト、設備費、管理の手間など、目に見えないコストが発生します。一方、業務代行サービスでは、業務に応じたプランが用意されており、必要なときに必要な分だけ利用することが可能です。

 

 

そのため、繁忙期や一時的な業務増加にも柔軟に対応でき、無駄な人件費を抑えることに繋がります。

 

 

自社のリソースを有効活用できる

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データ入力業務代行を利用する3つ目のメリットは、自社の人材や時間、設備といったリソースを有効活用できることです。

 

 

たとえば、代行によって省かれたリソースを営業や企画、マーケティングといった業務に集中させれば、企業の成長に直結する活動に多くのエネルギーを注げます。

 

 

また、限られた人員で複数の業務をこなす中小企業やスタートアップでは、外注によるリソースの最適化が事業拡大の鍵となることもあります。

 

 

必要に応じて業務を外部に任せることで、社内の負担を軽減しつつ柔軟な運営体制を築ける点は、大きなメリットになるでしょう。

 

 

高品質のデータで保存できる

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データ入力代行を利用することで、高品質のデータで保存できるメリットも得られます。

 

 

データ入力業務は、単に入力するだけでなく、「ミスなく正確に仕上げる」ことが非常に重要です。誤字脱字や記入ミスがあると、後の業務やデータ分析に支障が出てしまうため、一定の精度と品質が求められます。

 

 

業務代行サービスでは、経験豊富なオペレーターや厳格なチェック体制が整っており、高品質なデータを納品してもらえます。なかには、ダブルチェック体制や独自の品質基準を設けている業者もあり、ミスのないクリーンなデータを手に入れられるでしょう。

 

 

データ入力業務代行の費用相場

 

データ入力業務代行の費用は、作業内容や作業量、納期、依頼形式によって異なりますが、一般的な料金体系として「時給制」と「単価制」の2種類があります。

 

 

時給制の場合、1時間あたりの相場は1,100〜3,000円前後です。定型的なデータ入力業務や、比較的シンプルな内容であれば比較的安価に収まります。しかし、入力内容が複雑だったり、専門知識を要したりする業務では、2,000円を超えるケースもあります。

 

 

また、1件あたりの入力作業に対して課金される単価制では、相場は1件あたり30〜100円程度が目安です。たとえば、名刺の入力であれば1件あたり50円前後、アンケートの自由記述欄や明細のように情報量が多い場合は、1件100円以上になることもあります。

 

 

コストを抑えつつ品質も確保したい場合は、複数社から見積もりを取り、料金だけでなくサービス内容や対応力も比較検討することが大切です。

 

 

データ入力業務代行を選ぶポイント

 

データ入力業務代行を活用する際は、信頼できる業者を選定することが非常に重要です。ここでは、データ入力業務代行を選ぶ際に意識しておきたい4つのポイントについて、詳しく確認していきましょう。

 

 

対応可能な業務の範囲

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まず確認すべきは、依頼したいデータ入力業務に業者が対応しているかどうかです。

 

 

手書き書類の入力、画像データのテキスト化、特定のフォーマットへの入力、クラウドツールの操作など、データ入力業務の内容は多岐にわたります。業者によって得意分野が異なるため、自社のニーズに合致しているか事前に確認しましょう。

 

 

また、業務に応じて柔軟に対応してくれる体制があるかも、重要な選定基準の1つとなります。

 

 

セキュリティ体制

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データ入力では、顧客情報や売上情報など、機密性の高い情報を取り扱うことが多いので、業者がどのようなセキュリティ対策を講じているかは非常に重要です。そのため、情報漏えいを防ぐための社内教育の有無、通信・データ保存時の暗号化、個人情報保護方針（プライバシーポリシー）の明確化などを確認しましょう。

 

 

それに加え、プライバシーマーク取得企業かどうかもチェックしておくと安心です。

 

 

納期・スピード対応

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急ぎの案件や、大量のデータを短期間で処理したいといった場合には、納期に対する柔軟な対応力が求められます。そのため、データ入力業務代行を依頼する際は、依頼から納品までのスピード感や、業務量に応じた人員体制が整っているかどうかを確認しておくことが重要です。

 

 

その際、過去の納品実績や対応スピードに関する評判なども、選定時の判断材料となります。

 

 

料金プラン

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データ入力業務代行サービスを利用するうえで、費用対効果のバランスは非常に重要です。そのため、料金プランが明確で、作業内容やボリュームに対して適切な価格設定がされているかを必ず確認しましょう。

 

 

また、見積もり時に追加料金の有無や対応範囲が明確に説明されるかどうかも、信頼性を判断する材料となります。業者を選ぶ際は、安さだけで決めるのではなく、サービス内容や品質も踏まえたうえで、総合的に判断するようにしましょう。

 

 

データ入力業務代行の活用事例

 

データ入力業務代行は、さまざまな業種・業務で活用されています。ここでは実際によくある活用事例を3つご紹介します。自社の業務改善のヒントとして、ぜひ参考になさってください。

 

 

手書きアンケートを正確・丁寧にデータ化

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イベントや店舗で実施された手描きアンケートをデータ化する業務は、業務代行のなかでも特に多い依頼の1つです。

 

 

手書き文字はOCRでは正確に読み取れないケースが多く、入力には人の目と判断が必要になります。業務代行を利用することで、自由記述欄まで丁寧にデータ化できるほか、内容の分類や要約、統計用の整形なども併せて依頼できます。

 

 

特に、大量のアンケートを短期間でデータベース化したい場合に効果的です。

 

 

商品データの一括入力でEC運用を効率化

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EC事業者では、商品名や価格、スペック情報、説明文などを自社サイトやモールに掲載するために、正確かつ統一された形式でのデータ入力が求められます。

 

 

商品数が多ければ多いほど、データ入力には時間と労力がかかるため、外部に委託することで業務負担を大幅に軽減できます。

 

 

また、業務代行ではデータの整合性チェックやフォーマット調整も含めた対応が可能なため、情報のクオリティを保ったままでの効率的な運用が実現できます。

 

 

紙資料のデジタル化で業務効率を向上

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書籍原稿、報告書、議事録など、紙媒体で残された資料をデジタル化するニーズも根強くあります。

 

 

こうした紙媒体資料のデータ化は、業務の効率化やペーパーレス化を進めるうえで非常に有効です。 業務代行では、文字起こしだけでなく、体裁の整備や項目ごとの構成などにも対応してくれる場合があり、後の編集作業がスムーズになるというメリットもあります。

 

 

特に資料が大量にある場合は、業務代行を活用することで、大幅な作業時間の短縮が期待できるでしょう。

 

 

まとめ

 

今回は、データ入力業務の種類や代行サービスを利用するメリット、費用相場、選び方のポイント、活用事例に至るまでを詳しく確認してきました。

 

業務効率化やコスト削減を目指すうえで、データ入力の外部委託は非常に有効な手段です。特に、日常業務における負担の軽減やリソースの最適化、品質の高いデータ管理といった面で大きな効果が期待できます。

 

今回の内容を参考にして、自社に最適な業務代行の活用方法を検討し、よりスムーズで効率的な業務体制を構築していきましょう。

 

データセレクトでは、データ入力代行サービスを承っております。

 

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データ入力代行サービスの利用を検討されている方は、お気軽にご相談ください。

 

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