業務代行サービスとは？メリットや業者選びのポイントについて解説

近年、人手不足や業務の複雑化が進む中で注目されているのが「業務代行サービス」です。事務作業や経理、人事などをはじめとした、さまざまな業務を外部に任せることで、企業はより重要なコア業務に集中できるようになります。

 

 

しかし、業務代行サービスを依頼するにあたって、自社に適した対応をしてもらえるのか・依頼先はどのように選べば良いのかなど不安を感じている方も多いのではないでしょうか。

 

 

この記事では、業務代行サービスの概要から、業務委託との違い、依頼できる業務の種類、業者選びのポイントなどに至るまで、詳しく解説します。

 

 

業務代行サービスの導入を検討している企業の方は、ぜひ参考になさってください。

 

 

業務代行サービスとは

 

業務代行サービスとは、企業が自社でおこなっている事務作業やバックオフィス業務の一部または全部を、専門の外部業者に委託するサービスです。

 

 

委託できる業務としては、日常的なルーティン業務から専門性を要する業務まで幅広く、主に「人的リソース不足の解消」「業務効率の向上」を目的として導入されています。

 

 

たとえば、社員の退職や産休などによって一時的に人手が足りなくなった場合や、事務業務を簡略化したいときに利用されるケースが多く見られます。また、近年はクラウドサービスとの連携により、リモート対応やオンラインでの依頼も増加傾向にあります。

 

 

業務代行と業務委託の違い

 

一見似ている「業務代行」と「業務委託」ですが、両者には明確な違いがあります。

 

 

まず、業務代行は「企業が本来行う業務を、業務代行会社がそのまま実行する」形態で、指示命令系統が企業側にあります。一方、業務委託は「成果物の納品」が目的で、業務の遂行方法などは委託先に一任されます。

 

 

つまり、業務代行は企業の「手足」として動くイメージで、企業が業務の管理・指示をおこないます。対して、業務委託は「成果」に対する契約となるため、よりプロジェクト性の高い業務に適しているといえるでしょう。

 

 

業務代行サービスに依頼できる業務

 

業務代行サービスでは、企業の業務全体を効率化するために、多種多様な業務に対応しています。特定の業種や業界に限らず、業務内容や規模に応じて柔軟に対応できる点が魅力です。

 

 

ここでは、業務代行サービスで依頼されることの多い、代表的な業務についてご紹介します。

 

 

総務業務

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総務業務の代行サービスでは、社内外との連絡調整や文書管理、備品の発注・在庫管理、社内行事の運営補助など、総務部門で発生する日常業務をサポートします。

 

 

これらのルーティン業務は手間がかかる割に成果が見えにくいため、外部に任せることで社内リソースをより有効に活用できます。

 

 

人事・労務業務

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人事・労務業務の代行サービスでは、勤怠管理、給与計算、社会保険の手続き、採用活動の事務対応、入退社時の手続きなどの細かな業務を代行します。

 

 

人事労務は法令対応や社内規定との整合性が求められるため、専門性の高いパートナーに任せることで、コンプライアンスリスクの軽減にも繋がります。特に、給与関連業務は正確性と機密性が求められるため、信頼できる業者の選定が重要です。

 

 

経理業務

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経理業務の代行サービスでは、伝票処理や請求書作成、仕訳入力、売掛・買掛金管理、経費精算、月次・年次決算の補助などの業務を広くカバーします。正確性が求められる経理業務は、プロの手を借りることでミスの防止や監査対応の備えとしても有効です。

 

 

営業業務

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営業業務の代行サービスでは、営業担当者の業務を裏から支える作業を代行します。具体的には、営業リストの作成、顧客データの整備、アポイントの取得・管理、提案資料や見積書の作成、問い合わせ対応などが挙げられます。

 

 

煩雑で時間を要する業務を任せることで、営業担当者は顧客対応やクロージングといったコアな業務に集中できるようになります。その結果、営業効率の向上や案件獲得率の改善も期待できるでしょう。

 

 

IT業務

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IT業務の代行サービスでは、情報システム部門のサポートをおこないます。具体例としては、社内ネットワークの運用補助、パソコンやアカウントの初期設定、簡易的なトラブルシューティング、業務システムの導入支援などが挙げられます。

 

 

IT人材の確保が難しい企業にとって、専門的な知見を持つ業者の支援は大きな助けとなります。また、情報セキュリティへの対応も含めて、安定したIT環境の構築の一助となるでしょう。

 

 

その他突発業務

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業務代行サービスは、繁忙期の業務増加や、イベント・キャンペーン対応、新システム導入時など、イレギュラーな業務にも柔軟に対応できるのが強みです。

 

 

たとえば、展示会での名刺整理や、アンケート結果の集計、データ入力の一時対応など、短期的なサポートにも迅速に対応できます。そのため、業務量に波のある部署や、一時的なリソース確保をしたいときなどに重宝するでしょう。

 

 

業務代行サービスを利用するメリット

 

業務代行サービスを導入することで、企業の業務効率や生産性を大きく向上させることが可能です。ここでは、業務代行サービスを利用する代表的な3つのメリットについて、詳しく確認していきましょう。

 

 

人手不足を解消できる

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慢性的な人手不足に悩む企業にとって、業務代行サービスの導入は大きなメリットをもたらします。

 

 

たとえば、社員の退職や産休・育休、採用難などによってリソースが不足した際も、スムーズに業務を維持できる体制を構築できます。また、急な欠員や繁忙期などにも柔軟に対応できるため、人手の確保に関する不安を軽減できます。

 

 

それに加え、採用や教育にかかる時間やコストを抑えられる点も、大きな魅力といえるでしょう。

 

 

コア業務に集中できる

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業務代行サービスのメリットとして、コア業務に集中できる点も重要です。日常的なルーティンワークや細かな事務作業を外部に任せることで、社員は自分たちが本来取り組むべき業務に集中しやすくなります。

 

 

たとえば、経営戦略の立案や顧客対応、新規事業の推進など、より価値の高い業務に時間とエネルギーを使えるようになることで、全体の生産性向上に繋がります。

 

 

特に、限られた人員で多くの業務を抱える中小企業では、より大きな効果が期待できるでしょう。

 

 

高い専門性で業務課題を解決できる

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高い専門性で業務課題を解決できるようになる点も、業務代行サービスの重要なメリットです。

 

 

業務代行サービスを提供する企業は、特定分野に特化したノウハウや経験を持ったプロフェッショナルを多数抱えています。そのため、専門性が求められる業務においても、質の高いサービスを提供してもらえます。

 

 

たとえば、経理や人事、IT業務などは法令対応や専門知識が求められる場面が多く、自社だけでの対応が難しいケースもあります。こうした課題に対し、外部の専門家の力を借りることで、より確実かつスピーディに対応できるようになるでしょう。

 

 

業務代行サービスにかかる費用相場

 

業務代行サービスの費用は、依頼する業務の内容や契約形態によって大きく異なります。ここでは、代表的な3つの料金体系と、それぞれの相場感についてご紹介します。

 

 

固定報酬型

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固定報酬型は、毎月一定の金額を支払う契約形態で、継続的・定型的な業務代行に適しています。

 

 

費用相場として、たとえば月10時間程度のバックオフィス業務なら、月額5万円～10万円程度が目安です。

 

 

成果報酬型

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成果報酬型は、業務の成果に応じて報酬が発生する方式で、営業支援や採用代行などの業務に向いています。

 

 

費用相場としては、たとえば営業アポ獲得1件につき5,000円～1万円、採用1名につき10万円〜30万円程度が一般的です。

 

 

ハイブリッド型

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ハイブリッド型は、固定報酬と成果報酬を組み合わせた料金体系で、柔軟性のある契約を実現できます。

 

 

たとえば、「月額5万円の基本料金＋成果1件あたり1万円」のような形式が多いです。業務の一部を定常的に外注しつつ、成果部分にインセンティブを付けたい場合に適しています。

 

 

業務代行サービスを選ぶ際のポイント

 

ここでは、業務代行サービスを選ぶ際に押さえておきたい4つのポイントについて、詳しく確認していきましょう。

 

 

豊富な実績があるか

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業務代行サービスの業者選定の際は、まず過去の実績を確認しましょう。特に、自社と同じ業種・業態・規模の企業への豊富な支援実績があるかは、重要な判断材料になります。

 

 

実績が豊富な業者は、業務の進め方や課題の傾向を把握しているため、スムーズな導入や質の高いサービス提供が期待できます。可能であれば、導入事例やクライアントの声などもチェックしておくと安心です。

 

 

依頼する業務全てに対応可能か

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業務代行サービスに複数の業務を外注したい場合、それぞれの業務に対応できるかを事前に確認しておきましょう。

 

 

たとえば、経理・総務・人事などを横断的に任せたい場合、ワンストップで対応できる業者を選ぶことで、やり取りや管理の手間を大幅に削減できます。

 

 

反対に、対応業務が限定的な業者に依頼すると、結果的に別の業者を併用することになり、かえって手間が増える可能性があるので注意しましょう。

 

 

料金体系が分かりやすいか

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業務代行サービスでは、契約内容や業務の追加によって費用が変動するケースも多いため、事前に料金体系が明確になっているかを確認することもポイントです。

 

 

見積もりの時点で、業務範囲・対応時間・成果報酬の条件などが詳細に説明されているかをチェックしましょう。費用の透明性が高い業者であれば、後から「想定外の追加料金が発生した」といったトラブルの発生を避けられます。

 

 

プライバシーマークやISMSを取得しているか

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業務代行サービスを依頼する際は、プライバシーマークやISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）を取得しているかを確認するようにしましょう。

 

 

業務代行では、顧客情報や社員の個人情報、経理データなど、重要な情報を扱うことが多いことから、情報漏洩リスクに注意が求められます。セキュリティ対策がしっかりしている業者かどうかを判断するには、これらの取得有無が1つの指標になります。

 

 

業務代行サービスでよくあるトラブル

 

業務代行サービスは非常に便利な仕組みですが、導入後にトラブルが発生するケースも少なくありません。ここでは、よくある3つのトラブルと、その防止策について確認していきましょう。

 

 

依頼内容と作業内容の不一致

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業務代行サービスでよくあるのが、依頼した業務内容と実際に実施された作業内容に齟齬が生じるトラブルです。

 

 

原因の多くは、業務範囲や作業の優先順位が曖昧なまま依頼してしまったことにあります。このようなトラブルを防ぐには、業務開始前に業務内容や対応範囲を細かく書面で確認し、双方で共通認識を持つことが重要です。

 

 

報告義務の不履行

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業務代行サービスでは、定期的な進捗報告や業務完了の連絡がおこなわれないことにより、状況把握ができなくなるというトラブルも見られます。特に、業務の一部を完全に外部に任せる場合には、報告体制の整備が重要です。

 

 

このようなトラブルに至らないよう、あらかじめ報告の頻度や報告形式を明確にし、報告義務が契約書に明記されているかを確認しておきましょう。

 

 

想定外の追加費用の発生

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業務代行サービスを利用した結果、想定外の追加費用が発生してトラブルになるケースもあります。

 

 

業務代行サービスでは、契約外の業務が発生する可能性もあるため、契約内容を事前に細かく取り決めておくことが重要です。また、「追加作業が発生した場合の料金」や「無料対応の範囲」などについても、事前に確認しておくことが、トラブルを未然に防ぐことに繋がります。

 

 

まとめ

 

今回は、業務代行サービスの概要から、依頼できる業務の種類、業者選定のポイント、そして注意したいトラブル事例まで、詳しく解説してきました。

 

業務代行サービスは、人的リソースの有効活用や業務効率化、専門性の補完に大きく貢献する手段です。特に、限られた人員で多様な業務をこなす必要がある中小企業にとっては、事業成長を支える強力なサポートとなるでしょう。

 

今回の内容を参考にして、自社に合った業務代行サービスを上手に活用し、より生産性の高い組織づくりを目指しましょう。

 

データセレクトでは、コールセンター・データ入力・DM発送・検品・アンケート調査集・RPAをはじめとした業務代行サービスを提供しております。

 

業務代行サービスの導入を検討している方は、お気軽にご相談ください。

 

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