書類のデータ化の方法とは？データ化サービス8選とデータ化の注意点を紹介 | これまでのお悩み解決事例

紙書類の保管や活用に困っている企業は少なくありません。電子帳簿保存法の改正もあり、書類のデータ化を進めている企業も多くありますが、自社のスキャナーでデータ化を行うとなると、かなりの労力や時間が必要です。企業によってはリソース不足によって、データ化・ペーパーレス化が進んでいないケースもあるでしょう。

本記事では、書類をデータ化する方法や注意点などを詳しく解説します。おすすめのデータ化代行サービスも紹介していくので、ぜひ最後までご覧ください。

紙の書類は保管に場所をとってしまい、さらに劣化しないよう管理する手間がかかります。情報を探すのが大変であり、かつ紛失リスクも高いため、データ化するのがおすすめです。なお、2024年1月1日になると電子帳簿保存法改正の猶予期間が終了し、制度に則って電子データを保管することが義務化されます。保管コストの削減やセキュリティ対策の面だけでなく、法改正に対応するためにも、紙書類のデータ化は必須です。

紙の書類をデータ化する方法には、自社でスキャンするだけでなく、代行サービスを利用する方法もあります。以下では、紙の書類をデータ化する方法を2つ紹介します。

自社でスキャン

なるべくコストをかけたくない場合は、自社でスキャンするのがおすすめです。オフィス用複合機があれば、簡単にPDFデータ化できます。ただし、全ての紙書類を自社でスキャンする場合は、かなりの時間や人件費がかかります。スキャンをするだけでなく、ファイル名付けやホチキス・クリップの付け外しなど、煩雑な作業が数多くあるためです。結果として、代行サービスに依頼するのに近いくらいの人件費がかかってしまう可能性もあります。

データ化代行サービスに依頼

時間や労力を削減してミスなくデータ化したい場合は、データ化代行サービスを利用するのがおすすめです。データ化代行サービスでは、書類を画像データにしてくれるのはもちろん、ホチキス・クリップなどを元通りに戻したり、データに文字情報を付けたりできます。また、データ化のプロなのでミスなく綺麗に画像データ化してくれるのも魅力です。依頼する費用はかかりますが、自社のリソースをコア業務に集中させられるので、結果として業務効率や利益を向上させられる可能性もあります。

紙の書類をデータ化する際には、セキュリティや業務効率などいくつかの注意点があります。以下では、データ化に関する注意点を3つ紹介するので、これからデータ化をする方はぜひご覧ください。

スマートフォンでデータ化する場合

レシートや領収書など、社員が経費関連の書類をスキャンする程度であればスマートフォンでも問題ないでしょう。

ただし、書類が大量の場合は、1枚1枚を撮影していくので非常に手間がかかります。また、アプリによっては書類をうまく認識できず、トリミング範囲を毎回手動で設定しなくてはならない場合もあります。

よって、きれいに手早くスキャンをしたい場合、また正確にテキスト化したい場合などは不向きです。画像をサーバーにアップロードするのにも時間がかかるので、基本的には複合機やパソコンを用いてスキャンするのをおすすめします。

大量の書類をデータ化する場合

大量の書類をデータ化する場合、スキャナーでやるのは時間がかかります。スキャンする時間がかかるのはもちろん、書類についているホッチキス・クリップ・付箋などを外す作業も必要だからです。数十枚であれば自社でも対応できますが、数百枚にのぼる場合はなるべく代行会社に依頼しましょう。

代行会社であれば、専用の機械を使ってスピーディーにデータ化できるのはもちろん、書類の原状復帰も丁寧に行ってくれます。

また、紙書類の保管や廃棄を依頼できる会社も少なくありません。大量の書類を迅速にデータ化して、かつ紙書類の処分方法についても相談したい場合には、代行サービスを利用しましょう。

セキュリティにも注意

紙資料をデータ化した場合は、サーバーのセキュリティ対策を徹底しましょう。外部からのサイバー攻撃を受けた場合、情報が漏えいしたり、データが使えなくなったりする可能性があります。情報漏えいは気付かぬうちに発生するケースも少なくないので、対策とともにアクセスの監視も必要です。

外部に委託する場合は、紙資料とデータどちらも徹底的なセキュリティ対策が必要になります。サーバーを厳重に管理していても、紙書類を紛失するケースがあるためです。委託前に、サイバー攻撃に対する対策はもちろん、紙書類をどのように保管しているか、社員にはセキュリティ対策に関する教育をしているかなども確認しましょう。

書類のデータ化サービスには、魅力あるサービスが数多くあります。以下ではおすすめのサービスを8社ご紹介しますので、依頼先選びの参考にしてください。

データセレクト

弊社データセレクトのデータ化サービスは、対応力と品質の高さが強みです。常時70名のスタッフで対応しているので、数十件から大量のご依頼まで対応できます。また、郵送物の作成や顧客リスト管理、データの集計・分析、データクリーニングなども対応可能です。

データ入力業務では、2名で入力するコンペア入力や、3名で入力するトリプル入力などに対応しております。複数人での入力・チェック体制が整っているので、高精度なデータ化ができます。

セキュリティ対策の面では、プライバシーマークとISO27001を取得するとともに、監視カメラや入退館管理システムなどを導入しています。情報漏えいや紛失などが心配な方も、安心してお申し込みいただける体制を整えています。

データセレクトのデータ化サービス詳細

雲紙舎

雲紙舎のデータ化サービスは、さまざまなスキャナーを導入しているのが特徴です。オーバーヘッド型やV字型などのスキャナーがあるので、資料にあわせて最適な方法でスキャンできます。大判サイズの図面・フィルム・カルテ・水彩画などもスキャン可能です。重要な書類を現状保存したままスキャンしたい場合にぴったりのサービスです。

出典：スキャニングサービスの一覧｜株式会社 雲紙舎

そのままスキャン

そのままスキャンは、名前のとおり書類をそのままの状態でスキャンできるサービスです。10種類以上のスキャナーを使用して、本や大判書類などを加工せずスキャンできます。2012年から5,000以上の法人の書類をスキャンしてきた実績があるので、ノウハウも豊富です。テキスト化や電子ブック作成なども可能なので、書籍を電子書籍にしたい場合にもぴったりです。

出典：サービス一覧｜そのままスキャン

うるるBPO

うるるBPOのスキャンサービスは、大企業との取引実績が豊富なのが特徴です。企業におけるペーパーレス化・データ化推進に関するノウハウがあり、このノウハウを活かした業務フローおよび作業環境の改善にも力を入れています。ノウハウが豊富な代行会社と、相談をしながら電子化を進めたい場合におすすめします。

出典：スキャンサービス｜うるるBPO

寺田倉庫

寺田倉庫は、文書管理サービスを提供している企業です。スキャンサービスの特徴は、セキュリティ対策です。寺田倉庫のセキュリティ便サービスを活用し、専門スタッフが文書配送を行うので、書類の紛失や漏洩などのリスクが抑えられています。また、法令やガイドラインに準拠したスキャンデータ化も可能です。電子帳簿保存法をはじめとした、法令対応のためにデータ化代行を利用する企業におすすめできます。

出典：スキャニング・入力代行｜寺田倉庫

山崎情報産業

山崎情報産業のスキャンサービスは、金融機関や教育機関など高いセキュリティレベルが求められる機関との取引実績があるのが特徴です。指紋認証や入退館管理システムなどのセキュリティ対策を導入しているので、書類やデータの管理が心配な方にもおすすめできます。

出典：書類スキャン代行｜山崎情報産業

PFUクオリティサービス

PFUクオリティサービスは、IT機器関連サービスやロジスティックサービスを提供している企業です。データ化サービスでは、IT機器関連サービスで培われた技術を基に、高品質なサービスを実現しています。画像データから文字データを起こす作業も行えるので、文書を活用しやすいよう加工して欲しい場合にはおすすめです。

出典：​​紙文書電子化サービス（スキャニングサービス） ｜PFUクオリティサービス株式会社

SRI

SRIの機密文書電子化サービスは、文書データ化作業をワンストップで対応しています。契約書を1枚毎にファイリングし、箱詰めして送るだけでデータ化してもらえるサービスです。プライバシーマークやISO27001を取得するとともに、品質マネジメントシステムに関する資格「ISO9001」も取得しているので、高品質かつセキュリティ対策万全のサービスとなっています。

出典：機密文書電子化サービス｜SRI

書類のデータ化サービスを利用すれば、紙書類を簡単にデータ化できます。自社でデータ化を行う場合、スキャン以外にも文書の仕分けやホチキス・クリップ外し等をせねばならず、非常に手間がかかります。コア業務へ集中するためにも、データ化代行サービスの利用がおすすめです。

書類のデータ化代行サービスを利用したいとお考えの方は、ぜひ弊社データセレクトにお問い合わせください。大規模倉庫と70名以上のスタッフが、さまざまなご依頼に柔軟に対応いたします。セキュリティ対策も徹底しており、重要な書類もしっかりと管理しますのでご安心ください。データクリーニングや発送代行などにも対応できますので、ご不明な点がある場合もまずはお気軽にご相談ください。

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