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CLOSE手書き文字をデータ化する方法は？おすすめの代行会社、OCRツールも紹介
その他2023.10.16 []
目次
手書き文字が記載された紙資料があると、情報の共有や活用がしにくく、業務効率が落ちてしまいがちです。また、紙資料を保管するスペースを確保したり、セキュリティ対策をしたりと、予想外にコストがかさんでいるケースも少なくありません。
手書き文字が書かれた資料をデータ化すれば、共有や活用がしやすくなります。本記事では、手書き文字をデータ化する方法や、おすすめのデータ化代行会社などを紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。
手書き文字をデータ化するメリット |
手書き文字をデータ化すれば、利便性やコストなどの面でメリットがあります。以下では、手書き文字をデータ化するメリットを3つのポイントに分けて解説します。
検索や共有の効率化
手書き文字の資料をデータ化すると、文字検索が可能になります。どの情報がどこにあるかすぐに検索でき、情報の活用がしやすくなるのはデータ化する大きなメリットです。資料が保管されている倉庫へ行き、さまざまな書類を引っ張り出して探す手間がなくなるので、業務効率が大幅に改善する可能性もあります。
また、紙資料を電子データにすれば共有しやすくなります。クラウドサーバーに保管しておけば、外出先でもデータを閲覧できるようになるので、営業やミーティングなどでも活用しやすくなります。
コスト削減
手書き資料をデータ化すれば、保管スペースが不要になります。倉庫やレンタルスペースなどを借りている場合、大幅なコスト削減が可能です。社屋にレンタルスペースを設けていた場合も、データ化によって空いたスペースを別の用途で活用できるようになります。
また、管理コストが削減できるのもデータ化するメリットのひとつです。紙資料を保管する場合、セキュリティ対策費や整理・修復などにかかる人件費など、さまざまな管理コストが発生します。電子データにしてしまえば、サーバーレンタル費用やセキュリティソフト代などはかかりますが、紙資料よりも大幅に管理コストを削減することが可能です。
セキュリティの強化
手書きの紙資料をデータ化すると、管理がしやすくなります。紙資料だと、倉庫に入退館管理システムを導入したり、監視カメラでのチェック体制を取り入れたりと、さまざまなシステムを利用しなくてはなりません。しかし、電子データであればセキュリティ対策ソフトやツールを導入すれば良いので、対策を強化しやすいのです。
紙資料だと、紛失や破損があっても、どこで誰がやったのか分かりません。しかし、電子データであればアクセスや上書きなどの行動履歴が残るので、トラブル時にも即座に対応できます。大切な情報のセキュリティ強化がしやすくなるのは、データ化するうえでの非常に大きなメリットです。
手書き文字をデータ化する方法 |
手書き文字をデータ化する場合は、自力でやる方法だけでなく、外部委託をする方法もあります。以下では、手書き文字をデータ化する方法を3つ紹介します。
手入力
手書き文字を、1文字1文字手入力していく方法なら誰でも簡単に行えます。タイピングもしくはフリック入力が出来れば、データ化作業が行えます。専用のツールが必要なく、費用もかからないのはメリットです。
しかし、手入力は非常に手間と時間がかかります。社内資料を全て手入力でデータ化するとなると、困難なケースも少なくありません。よほど文字入力に慣れている人でない限りミスも発生しやすいため、おすすめできる手法ではありません。
OCRツール
OCRツールとは、文字を読み取って自動で電子化してくれるツールです。紙や画像に記載された文字を認識してデータ化してくれるので、手入力よりも効率よく作業ができます。クラウドアプリケーションなどさまざまな種類があり、昨今では機械学習技術を活用したAI-OCRも人気があります。
ただし、OCRツールの中には日本語の認識精度が低いものもあり、電子化したい内容によっては利用が困難になることがあります。また、ツールによっては手書き文字の認識率が低く、意味不明なデータになってしまうケースも少なくありません。
OCR代行会社
OCR代行会社とは、手書き文字や紙資料の文字などを、電子データ化してくれるサービスです。資料を送るだけで、時間と手間をかけずにデータ化できます。短納期で対応してくれたり、低価格で作業をしてくれたりする会社も多くあるので、紙資料の利便性向上を進めていきたい場合には非常に便利です。
OCR代行会社を選ぶ際のデメリットは、費用がかかる点と、会社によってはセキュリティ対策に不安がある点です。手入力するよりは費用がかかるので、データ化に予算がかけられない場合はおすすめできません。また、依頼する際にはセキュリティ関連の取り組みを確認し、安心して資料を預けられる会社を選ぶようにしましょう。
OCRの種類 |
OCR（Optical Character Reader：光学的文字認識）には、いくつかの種類があります。以下では、代表的な2種類をそれぞれ解説しますので、これからツールを導入しようと考えている方は参考にしてください。
OCR
いわゆる従来型のOCRです。読み取り方法はさまざまですが、基本的には3つの工程を経て文字を認識していくのが一般的です。
まず、文字それぞれの特徴を捉えて、傾き具合やかすれ・潰れなどの状況を把握します。そして、さまざまな書体（ゴシック・明朝など）の文字と照らし合わせ、それぞれどの文字が最も近いかを計算して、各文字を認識します。
最後に、前後関係と照らし合わせながら、単語や文章として成立するかを認識して、文字データとして出力するのが代表的な認識手法です。ツールの制作者がルールを作るので、どれだけ精度の高いルール作りができるかが重要になります。しかし、日本語は文字が多く複雑な字や酷似した文字も多くあるため、認識精度を高めにくいのが現状です。
AI-OCR
AI-OCRは、機械学習や深層学習などの技術を活用したOCRツールです。手書き文字をたくさん読み込ませると、ツール側が手書き文字に関する読み取り方を覚えていき、認識精度がどんどん向上していきます。
ツール制作者がルールを作る必要がなく、AI側が独自の読み取りルールやポイントを導き出していくので、従来型に比べて認識精度が高まりやすいのが大きな強みです。ただし、事前に大量の文字データを学習させる必要がある点や、処理に耐えられるマシンが必要な点は注意しましょう。
手書き文字をデータ化する方法の選び方 |
手書き文字をデータ化する方法はいくつかあるので、自社に最適な方法はどれなのか迷う方もいるでしょう。以下では、手書き文字をデータ化する方法を選ぶ際のポイントを解説しますので、選び方で悩んでいる方は参考にしてください。
OCRとAI-OCRの選び方
OCRとAI-OCRは、利用環境や読み込ませる資料の種類によって使い分けましょう。従来型OCRは、高スペックなマシンは必要なく、大量の文字データを用意する必要もありません。ツールを導入すればすぐ利用できるので、お試しで使ってみたい方にはおすすめできます。
一方、従来型OCRは1文字1文字の間隔がバラバラな「フリーピッチ」の文字認識が苦手です。また、背景に画像やイラストが入っている資料も、読み取りが苦手とされています。フリーピッチの文字や、背景ノイズが入っている資料をデータ化したい場合は、AI-OCRを利用するのがおすすめです。
OCRツールとOCR代行会社の選び方
OCRツールとOCR代行会社は、予算や求める精度によって選びましょう。OCRツールの場合、読み取らせる文字量がどれだけ多くても費用が一定です。そのため、低予算でも利用しやすいといえます。ただし、読み取り精度は代行会社よりも劣ります。また、各紙資料を自力でスキャンしなくてはなりません。
OCR代行会社の場合、スキャンから文字データ化まで全て依頼でき、場合によってはクリップやホチキス外しや、データクリーニングなども依頼できます。また、自力で行う作業が減って、手間をかけずにデータ化できるのも魅力です。費用はかかりますが、手間や時間をかけたくない場合や、精度の高いほうが良いと考える方にはOCR代行会社がおすすめです。
手書き文字をデータ化してくれるOCR代行会社8選 |
手書き文字をデータ化してくれるOCR代行サービスを提供している会社は数多くあります。以下では、手書き文字をデータ化してくれるおすすめのOCR代行会社を8社紹介しますので、依頼先を選ぶ際の参考にしてください。
データセレクト
弊社データセレクトでは、手書き文字をデータ化するOCR代行サービスを行っています。弊社の強みは、対応している業務の幅広さと、精度の高さ、そしてセキュリティ対策です。スキャンは手書き原稿・名刺・ノート・メモ用紙・PDFなどさまざまな種類に対応しています。スキャンやOCRだけでなく、データクリーニングのご依頼にも対応可能です。
データ入力は、2名で入力するコンペア入力や、3名でのトリプル入力に対応しています。データを2回入力する「ベリファイ入力」の指定も可能で、精度を高めやすいのも弊社の特徴です。常時70名の入力スタッフがいるため、複数チェックを入れた作業も短納期で対応できます。
なお、弊社はプライバシーマークやISO27001を取得しております。入退館管理システムや監視カメラなども導入しており、セキュリティ対策は万全です。集計やプリント印刷なども対応できますので、OCR以外のバックオフィス業務をあわせて依頼したいとお考えの方も、ぜひお気軽にお問い合わせください。
データセレクトのOCR代行サービスの詳細はこちら
HELP YOU
HELP YOU（株式会社ニット）は、経理やマーケティングなどさまざまな業務をアウトソーシングできるサービスで、その中にロボット（RPAツール）を用いて、定型業務や大量業務を自動化・効率化する「ロボットプラン」があります。ロボットによる作業に加え、人の判断が必要な作業はスタッフが対応でき、AI-OCRを用いて大量の文字情報をデータ化することも可能です。
依頼内容は、専属のディレクターと相談しながら決められるので、予算内で最適なサポートを受けられるのも魅力です。テキスト入力以外の作業に幅広く対応しているため、社内のリソース不足が深刻化している企業におすすめできます。
eas
eas（株式会社うるるBPO）は、AI-OCRと人力の確認作業がセットになっている手書き文字データ化サービスです。AI-OCRによる高効率な読み取り作業を行ったうえで、人が正しくデータ化できているか確認するサービスで、理論値では入力精度99.98%と非常に高精度なサービスとなっています。1,000枚程度の資料でも1時間ほどでデータ化が完了する処理能力があるため、大量の書類をデータ化したいと考えている企業にはおすすめです。なお、書類のスキャンやeasへの入稿はオプションとなっておりますので、ご注意ください。
スマートゲート
株式会社スマートゲートのAI OCRは、同社がこれまで電子書籍制作で培ってきた技術とノウハウを詰め込んだ、高精度・高効率なOCR代行サービスです。jpeg・PDF・原本など種類の違う帳票が混在していても対応可能となっています。英語や中国語などにも対応しているため、多言語の資料が混在している場合にも利用しやすいサービスです。お試し利用も可能で、サンプルデータを送り認識精度などを確認したうえで利用できるので、安心して申し込めます。
ACCEA
ACCEA（株式会社アクセア）は、紙書類のスキャニングサービスを行っている企業です。通常料金に+22円で、OCR設定を依頼できます。ACCEAの強みは、対応の柔軟さです。1枚から依頼可能で、原稿はA0サイズまで対応しています。スキャニングは200〜400dpiまで100刻みで解像度を指定するのが可能です。モノクロ・カラーどちらでもスキャンできるので、カタログやパンフレットなどカラーの資料が多くある場合にも利用しやすいサービスとなっています。
複合研ディーエル
複合研ディーエルは、業務効率化を促進するためのOCRソフトウェアを提供している会社です。ソフトウェア提供だけでなく、専門性の高い資料にも対応したOCR入力代行サービスも展開しています。税務資料・地方自治体出版物・医療関連資料・学術論文集など、専門的な単語が多く記載されている資料でも、データ化からレイアウトの最適化まで依頼可能です。同社のOCRツールは、販売マスター照合や計算チェックなどを行う「スーパーコレクト機能」があり、数値の異常を検知してくれるのも魅力のひとつです。
タイプテック
タイプテック株式会社は、スキャン代行やOCR処理、データ入力要員派遣などを行っています。入力オペレーターの派遣まで行っているのが特徴で、繁忙期のみスタッフを派遣してもらったり、手書きアンケートを回収したタイミングのみ利用したりといった依頼が可能です。また、特定のデータを活用しやすい形式に変換したり、データをクリーニングしたりする作業にも対応しています。原稿を送ってOCR代行してもらうのでなく、自社に担当者を派遣してほしい場合や、データ変換も依頼したい場合におすすめです。
TIS
TIS株式会社は、文書アーカイブDXサービスとして、AI-OCRツールや、文書スキャンBPOサービスなどを提供しています。文書スキャンBPOでは、ホチキス外しや裁断から、電子データ化までを依頼できます。ファイルやラベリングごとに整理して保管してくれるので、これまで紙資料を探していたのと同じ感覚で電子データを探せます。また、文書画像に文字の透過データを付与する作業も行えるので、文字検索で文書画像を探せるようになります。
手書き文字をデータ化できるOCRツール8選 |
代行会社に依頼するだけでなく、OCRツールを導入して自社でデータ化する方法もあります。以下では、おすすめのOCRツールを8つ紹介しますので、自社でデータ化をすすめたい方は参考にしてください。
CLOVA OCR
CLOVER OCRは、読み取り精度の高さに定評のあるOCRツールです。OCRツールの認識精度に関するコンペティションにおいて、6分野で世界1位を獲得するほどの精度を誇ります。発注書やアンケートなどテンプレートに沿って作成された書類を読み取る「定型書類OCR」や、事前設定不要で使える請求書・レシートに特化した「特化型OCR」などもあり、大量の書類を効率よく読み取りたい場合にはぴったりです。多言語に対応しているので、海外との取引が多い企業にもおすすめできます。
出典：CLOVER OCR｜ワークスモバイルジャパン株式会社
スマートOCR
スマートOCRは、クラウド型の文字データ化サービスです。特徴は「スマートOCR LOADER」アプリがある点で、スマホで撮影した画像をデータ化することもできます。歪み補正が搭載されているのも特徴的で、例えば外出先で領収書を撮影した場合に、多少の傾きがあっても正確に文字情報を読み取ってくれます。画像への透過テキスト付与機能や、2段階認証、IPアドレス制限など利便性やセキュリティ対策に関する機能も豊富なので、便利かつ安全に利用できるのも魅力です。
DX Suite
DX Suiteは、認識精度の高さや、操作画面の使いやすさ、非定型帳票でも使える利便性の高さ、外部システムとの連携のしやすさなどが評価され、NTT・ブリヂストン・みずほ銀行などの大手企業にも導入されています。人気があり安心して使用できるツールを利用したい方や、非定型帳票を多く読み取りたい方、外部システムと連携しやすいツールをお探しの方におすすめです。
出典：AI-OCR「DX Suite」クラウド / オンプレ｜株式会社KSインターナショナル
AIRead
AIReadは、オンプレミス・クラウドどちらのタイプも利用できるOCRツールです。「Form Editor」や「RuleEditor」などを使用して定義作成でき、OCRツールを自社に最適化させやすいのが特徴となっています。日本語だけでなく、英語・中国語・タイ語・ベトナム語・ロシア語などの読み取りも可能です。定型帳票が多くある場合や、外国語資料が多くある企業などにおすすめできます。
AnyForm OCR
AnyForm OCRは、信頼精度99.97％を誇る高精度なOCRツールです。特許技術「WOCR」を使用することで、認識精度を高めるのに成功しています。帳票設計が簡単に行えるほか、マスタ参照や自動演算処理などによるエラーチェック機能なども搭載しているため、誰でもミスなく読み取り作業を進められます。「UiPath 」「Autoジョブ名人 」「AutoMate」などのRPA製品との連携機能も充実しており、データ化した資料を活用しやすい点も魅力です。
DirectCloud
DirectCloudは、前述した「CLOCA OCR」と連携したサービスを展開しています。同社のクラウドストレージサービス内の指定フォルダにファイルをアップロードするだけで、文字データ化できるサービスです。全文検索やCSV出力などが可能となります。クラウドストレージサービスを提供する同社ならではのセキュリティレベルの高さも魅力です。管理ルールを細かく設定できるほか、データを暗号化する機能も備わっているので、安全に文書を保管できます。
DynaEye
DynaEyeシリーズは、定型・非定型どちらの書類にも対応できる、豊富な機能が魅力のOCRツールです。最新のDynaEye11は、複合機スキャナで読み取った書類をデータ化し、業務システムに保存するところまで自動で行います。利便性の高さや認識精度の高さが評価され、累計で7,700社以上に導入されているツールです。同社は運転免許証やマイナンバーカードに特化した定型書類OCRツールも開発しているので、従業員の本人確認書類を打ち込む作業が多い企業は、導入を検討してみてはいかがでしょうか。
SmartRead
SmartReadは、自動振り分け機能が搭載されているOCRツールです。文書の種類や書式などにあわせてAIが書類を振り分けてくれるので、さまざまな画像データが混在してしまっている場合でも効率よく書類を整理できます。APIを通じた外部ツール連携機能もあり、会計ソフトや生産管理システム、受発注管理システムなどとの連携も簡単です。スキャン済みの画像データがバラバラに保存されており活用できていない企業におすすめできます。
AIスキャンロボ
AIスキャンロボは、AI-OCR技術を活用したOCRツールです。特徴的なのはテンプレート作成機能で、読み取りのためのテンプレート作成を代行してくれるサービスがあります。これまで定型帳票を読み取る際に、定義設定が難しく困っていた企業におすすめです。また、テンプレートの自動判別機能も搭載しているので、AIに定義から読み取り、保存まで全ておまかせすることもできます。クラウドサービスのため、顧客意見を取り入れたアップデート版をいつでも利用できる点も、AIスキャンロボの魅力です。
まとめ |
手書き文字が記入された資料でも、ツールや代行サービスを利用すれば、簡単に電子データ化できます。データ化すれば、これまでに比べて資料の活用がしやすくなり、業務効率もアップするでしょう。また、管理コストやスペースの削減によって、新たな投資がしやすくなる可能性もあります。
手書き文字のデータ化を検討されている方は、ぜひ弊社データセレクトにご相談ください。資料のスキャンからデータ化までワンストップで対応いたします。小ロットから大量のご依頼まで幅広く対応しており、古い資料でも取り扱い可能なので、疑問点や不明点がある方もぜひ一度ご連絡ください。
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このコラムの監修者
取締役 BPOサービス部長
岸村 淳一
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