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健康診断の予約を受けるのが電話のみで、対応するための人員コストが大きいと悩む自治体や機関は少なくありません。この記事をご覧の方の中にも、コストや業務負担などの面で、健診予約の受付体制を改善したいとお考えの方は少なくないでしょう。健診予約の受付体制でお悩みの病院・クリニックにおすすめなのが、健診予約システムです。本記事では、健診予約システムの概要や導入メリット、さらにおすすめの健診予約システムなどを解説します。

健診予約システムとは、健康診断の予約を受け付けるためのシステムです。主に、自治体や健診実施機関が採用しています。

健康診断の予約を受け付ける際には、健康保険の種類や保険証番号、氏名などさまざまな情報を漏れなく、正確に確認したうえで、時間帯ごとに適切な人数の予約を取らなくてはなりません。

また、受け付けている健診の種類（乳がん・MRI・胃カメラなど）が多いと、さらに予約受付作業は煩雑になります。こうした複雑な予約受付作業を効率化できるのが、健診予約システムの魅力です。

健診予約システムのメリットは、業務フローを改善してコスト削減を図れる点です。以下の項目では健診予約システムのメリットを3つのポイントにわけて解説しますので、導入すべきかお悩みの方はぜひご覧ください。

受診率UP

健診予約システムを導入すると、受診率アップが期待できます。電話予約のみだと対応時間が限られるため、患者側からは予約が取りにくいと思われがちです。また、昨今は電話をすること自体が面倒と感じる人も多く、受診率が低下するリスクもあります。

健診予約システムを導入すれば、24時間いつでも予約を受け付けられるようになります。また、電話と違い同時に複数人からの予約を受けられるので、予約を取り逃すこともありません。結果として、業務負担を減らしつつ、受診率を高められるようになります。

効率UP

効率よく健診を受けられるようになるのも、健診予約システムを導入するメリットです。健診予約を受け付ける際には、保険や本人情報などを細かく確認せねばならず、電話だとかなりの時間を必要とします。また、相手側の通話状況によって聞き取りにくかったり、入力を間違えたりして、ミスが発生するケースも少なくありません。

健診予約システムを導入すれば、必要な情報を患者に入力してもらって予約を受けられるので、病院側の人的ミスを減らせます。また、患者ごとに健診メニューが異なる場合でも病院側の手間を最小限に減らした上で予約を受けることが可能です。業務負担やミスを低減して、業務フローを最適化できるのも健診予約システムを導入するメリットです。

コスト削減

健診予約システムを導入すれば、これまで健診予約にかかっていた人的コストを削減できます。

日々の電話対応にかなりの人的リソースを割いている病院は少なくありません。特に、健康診断は予約を受けるために1回あたり5〜10分程度はかかるので、複数のスタッフを電話対応に充てている病院も珍しくないでしょう。

健診予約システムの導入によって、これまでかかっていた人件費を削減できるのはもちろん、スタッフの採用コストなども削減できます。健診予約システム自体の導入コストはかかるものの、長期的に見ると大幅なコスト削減が実現可能です。       

健診予約システムにはさまざまなものがあります。自院が重視したいポイントをおさえて、最適なシステムを選択しましょう。以下では、健診予約システムを選ぶときのポイントを3つ紹介します。

ワンストップ

非常に重要なのが、ワンストップで業務を代行してくれるかです。ワンストップとは、ただ予約を受けるだけではなく、関連する業務すべてをカバーできるサービスを意味します。健康診断でいえば、受診勧奨・問診票の入力・結果のデータ化・書類や健診キットの発送・受診票や結果票の発送処理などが関連業務にあたります。

ワンストップで業務をサポートしてくれるシステムでないと、導入しても業務負担があまり減らず、業務フローの改善もできません。電話対応がなくなっただけで、事務作業スタッフは変わらず複数人必要で、むしろコストが増えてしまう可能性もあります。業務フローの改善やコスト削減をしていくためには、ワンストップで業務をサポートしてくれるサービスを選びましょう。

セキュリティ

患者情報を扱うので、セキュリティ対策が徹底されているかも重要なポイントです。健康診断の予約を受ける際は、患者自身の個人情報や健康保険情報を預かることになります。セキュリティ対策がしっかりとされていないシステムだと、情報漏洩リスクが高まるのはもちろん、サイバー攻撃によって患者情報がロックされ、病院側で閲覧できなくなる可能性もあるのです。実際、国内でも2022年にサイバー攻撃によって電子カルテふくむ総合情報が閲覧できなくなるトラブルが発生しました。

患者の大切な情報をしっかりと保管するとともに、安全に病院運営を続けていくために、セキュリティ対策が徹底されているシステムを選ぶのは非常に大切です。

実績

サービス会社の実績も、システムを選ぶ際には必ず確認しましょう。HPに実績件数や顧客からの声がたくさん掲載されている会社だと、信頼して依頼しやすいといえます。逆に、実績がない会社だとノウハウも少なく、自院に最適なシステムの構築や提案が難しい可能性が高いため、慎重に判断しなくてはなりません。

重要なのが、システム構築の実績ではなく、健診予約システムの構築実績が豊富かどうかです。システム開発大手であっても、健診予約システムの開発実績は少ない可能性があります。健診予約システムの開発には、健康診断や病院運営に関する知識が必要です。健診予約システムの開発・提供実績が豊富であれば、病院や健康診断に関する理解があり、最適なシステムを提案してくれるでしょう。

健診予約システムを導入する場合は、さまざまな企業をしっかりと比較したうえで判断するのが大切です。以下では、おすすめの健診予約システムを7つ紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

データセレクト

弊社データセレクトは、健診予約システムの独自開発や、コールセンター代行などのサービスを提供しています。健診予約システムの独自開発サービスでは、病院ごとのニーズに合わせて最適なシステムを開発することが可能です。

また、コールセンター代行では、予約の受付だけでなく、問診票の出力や発送にも対応しており、健診予約業務をワンストップで代行いたします。コールセンター・書類発送・データ入力・システム開発などさまざまな業務を代行しているからこその、柔軟な対応力とサービス品質が弊社の強みです。

弊社はプライバシーマークやISO27001を取得しており、セキュリティ対策にも注力しております。社内では、セキュリティカードによる入退館管理や、監視カメラでの業務管理などを行っておりますので、安心してご依頼ください。

データセレクトの健診業務代行の詳細はこちら

Carely

Carely（ケアリィ）は従業員の健康管理システムで、人事・総務の業務改善サポートシステムとしてさまざまな企業で導入されています。Carelyには健診予約代行サービスもあり、健診機関への連絡や従業員の日程調整、健康診断の受診状況管理などを依頼することが可能です。メンタルヘルスをふくむ社員の健康状態を一括で管理できるので、人事・総務の業務負担を軽減できるのはもちろん、従業員の働きやすさを向上させるのにも役立ちます。

出典：健診予約代行｜Carely

RESERVA予約

RESERVA予約は、健康診断をふくむさまざまな予約受付に対応しているシステムです。クリニック・ヨガ教室・ホテルなどさまざまな機関での導入実績があります。RESERVA予約の強みは、顧客管理やメール配信などの予約関連業務に幅広く対応している点です。多言語に対応しているので、健診内容が複数ある場合や、日本語が堪能でない患者が多く来院する場合にもおすすめできます。また、フリープランもあるので、小規模な健診でもお試しで導入しやすいシステムです。

出典：RESERVA導入のメリット｜RESERVA予約

アイ・カラダ

アイ・カラダは、健康診断や予防接種などの予約受付に利用できるクラウドシステムです。特徴的なのは「電話自動受付オプション」で、自動案内音声を登録しておけば、24時間365日いつでも電話予約を受けられるようになります。ネット予約に不慣れな患者が多く、システム導入の不安が大きい自治体にはおすすめです。ネット予約と電話予約どちらも一括管理できるので、業務フローを改善して人的コストを大幅削減できます。

出典：クラウド型健診Web予約サービス『アイ・カラダ』｜株式会社SCC

エム・アール・エス

マーソ株式会社が提供する「エム・アール・エス」は、初期費用や月額固定費が0円で導入できる健診予約システムです。予約受付はもちろん、予約促進キャンペーンの打ち出しもできます。企業保険と組合保険どちらにも対応し、オプション健診のメニュー構築も可能で、さまざまな病院で対応できる柔軟性の高さが魅力です。受診患者を増やすための幅広いサポートが受けられます。

出典：SERVICE｜マーソ株式会社

健診Webソリューション

健診Webソリューションは、予約管理やWeb問診ができる健診予約システムです。希望するサービス1つからでも導入が可能なので、最初から大規模にシステムを入れ替えるのは不安と感じる場合でも導入しやすいシステムとなっています。「健診サーバ装置への不正アクセス防止」や「無線通信によるサーバ接続」といった特許を取得しているので、セキュリティ対策も万全といえます。同社が提供する「タック総合健診システム」との連携も可能なので、既に同システムを採用している場合にもおすすめです。

出典：主なサービス｜健診Webソリューション

健診の予約対応に多くのコストがかかっている、業務効率が悪くミスが減らないなどとお悩みの場合は、ぜひ健診予約システムの導入を検討してみてください。システムを導入することで業務フローが改善し、人件費の削減ができます。また、聞き間違いや入力ミスなどによるトラブルも最小限に抑えることが可能です。

健診予約システムの導入や、受付予約のコールセンター代行などを検討している方は、ぜひ弊社「データセレクト」にお問い合わせください。さまざまな業務の専門スタッフが、高品質かつ安全性の高いサービスをご提供します。ご要望にあわせて最適なソリューションをご提供しますので、まずはお気軽にお問い合わせください。

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