データ入力代行とは？失敗しないための代行会社の選び方についても解説！

データ入力の代行を依頼できるサービスがあると知り、利用を検討している企業も多いのではないでしょうか。この記事では、代行を依頼できるデータ入力の内容や種類とともに、依頼先を選ぶ際のポイントを解説します。データ入力代行サービスを利用するメリット・デメリットも解説するため、ぜひ参考にしてください。

データ入力代行サービスには、文字や数字の入力に加え、データのリスト化も依頼できます。たとえば、以下の情報についてデータ入力の依頼が可能です。

・名刺の内容

・顧客データ

・議事録

・アンケート結果

・問い合わせ内容

・申込書/契約書

・過去の保存資料各種

基本的には、データとして扱えるものはすべて対象となります。デジタルではなく、紙や音声でまとめているデータについても入力代行を依頼できます。

中には画像化と入力を合わせて対応してもらえる事業者もいます。

データ入力代行サービスを提供している会社は複数存在します。会社を選ぶ際は、どのようなことを意識したらよいのでしょうか。ここでは、データ入力代行会社を選ぶ際のポイントを解説します。

かかる費用や料金

データ入力代行サービスを利用するうえでは、費用や料金は重要なポイントです。サービスや会社によって、費用や料金はそれぞれ異なります。具体的な依頼内容によっても料金設定が違う場合もあるため、何を依頼するか決めたうえで比較する必要があるでしょう。

基本的には、文字単価やページ単価などで料金が設定されており、比較しやすくなっています。なるべくコストパフォーマンスが高いサービスや会社を選んで依頼するとよいことは事実ですが、昨今では「品質」を重要視するケースが多く、必ずしも低コストがいいという概念はあてはまらないといえるでしょう。

セキュリティの強さ

データ入力代行サービスには自社の重要なデータを渡すため、セキュリティの強さも大切です。入力代行を依頼するデータには、個人情報や機密情報も多く含まれるでしょう。そのような情報を適切に扱い、情報漏洩を起こさないデータ入力代行会社を選ぶ必要があります。

たとえば、プライバシーマークやISMS/ISO27001などを取得していれば、セキュリティに対して配慮している企業だという証明になります。

納期や品質の高さ

入力代行を依頼するデータは、自社の経営や営業活動などに使用する場合も多いでしょう。データを有効活用するには、入力代行の納期や品質の高さも確認する必要があります。

納期がなるべく短いデータ入力代行会社を選べば、自社が保有するデータをスピーディに活用して自社の成長や利益につなげられます。また、データの入力ミスがないかどうかも重要です。適切にデータを扱える業者を見極めて依頼することが重要と言えます。

アフターサービスの有無

大切なデータをやり取りするうえでは、アフターサービスの有無も重要です。ミスやトラブルが発生した際に丁寧かつ迅速に対応してもらえるかどうかを確認しましょう。

優良なデータ入力代行会社であれば、再び依頼が必要な場面でも無償でデータの再入力をしてくれる可能性があります。大量のデータの入力を何度も依頼するうえではミスやトラブルが発生するリスクが少なからずあるため、アフターサービスについても入念にチェックすべきです。

実績の有無

実績が豊富なデータ入力代行会社は、多くのクライアントから支持されています。また、さまざまな実績があれば、その分だけノウハウも蓄積されています。そのため、データ入力代行会社を選ぶときは、実績の多さは十分に確認しましょう。

また、単に実績の数を比べるだけでなく、クライアントからの評価もチェックすることが重要です。評判の良いデータ入力代行会社を選んで依頼しましょう。

データ入力代行を利用すると、さまざまなメリットがあります。ここでは、データ入力代行を利用するメリットについて詳しく解説します。

コア業務に集中できる

自社でデータ入力に対応する場合、多くの人員や時間を割く必要があります。一通りデータを入力したうえで間違いがないかチェックする必要があるため、従業員にとって負担もかかるでしょう。また実際には自社社員での入力作業は代行会社に比べるとミス率がかなり高いことが一般的です。

しかし、データ入力代行を利用すれば、それまでデータ入力のために割いていた人員や時間を削減できます。その分の人員や時間をコア業務に回せるようになり、効率や生産性を向上させられるでしょう。

コストを削減できる

データ入力代行の利用は、コスト削減にもつながります。データ入力代行を利用するには費用がかかるものの、その費用は社内で対応する場合にかかるコストよりも低いからです。自社の従業員がデータ入力した場合のコストを時給で計算してみると、データ入力代行の利用にかかる料金のほうが安くなる可能性があります。

データ入力代行会社はデータ入力のプロであり、効率的にデータ入力をするための方法を熟知しています。よって、コストを削減しつつスピーディに必要なデータを用意できるでしょう。

データ入力のミスが少なくなる

データ入力代行会社に依頼することで、データ入力のミスが減る可能性があります。完璧なデータを作成するために、蓄積したノウハウを活用してさまざまな工夫を取り入れているからです。自社の従業員が対応する場合よりもミスが少なくなるため、チェックや修正の手間も少なくなります。そのため、さらに効率や生産性の向上を期待できるでしょう。

もちろん、データ入力に人が対応する限り、データ入力代行会社へ依頼してもミスが発生する確率はゼロではありません。しかし、責任を持ってデータ入力に対応している会社なら、納品前にほぼすべてのミスを見つけて修正できる可能性が高いでしょう。

また最近ではチャットＧＰＴなどＡＩ技術を利用した入力後のデータ加工をしてくれる会社も存在しています。例えばアンケート回答の自由記述などを入力し、回答のジャンルごとに回答をコメントを分類したり、言葉としての出現ワードの件数を検索して結果を出してくれるサービスなどがあります。入力だけでなく入力したテキスト情報の加工や分類なども依頼できる入力代行会社も存在します。入力代行以外にも「集計」「分析」などができる企業もありますので、あとの工程を考えた上で依頼先を探すことも重要といえるでしょう。

データ入力代行を依頼する場合は、デメリットといえる部分もあります。ここでは、データ入力代行の利用についてどのようなデメリットがあるか解説します。

情報を外部に渡す必要がある

データ入力代行会社にデータ入力を依頼するには、自社の重要な情報を社外に出す必要があります。万が一、セキュリティに問題があるデータ入力代行会社を選んでいた場合、データが悪意をもった第三者のもとへ流出する恐れがあります。

すでに触れたとおり、データ入力代行サービスを安全に利用するうえでは、セキュリティに力を入れている会社を選ぶことが大切です。責任をもってデータを扱い、情報漏洩を引き起こさない会社を見極めましょう。

依頼できる作業が限られる

データ入力代行会社に依頼できる内容は、基本的に一定の作業のみです。その時々の状況にあわせて臨機応変にデータ入力をしたい場合は、対応してもらえない可能性があります。たとえば、特定のデータのみジャンル分けして整理したいといった作業は依頼できないでしょう。

実際にどのような作業を依頼できるかは、データ入力代行会社によっても異なります。契約前に具体的な依頼内容を伝え、対応可能かどうか確認しましょう。

データ入力代行サービスを利用すれば、効率や生産性の向上とともにコスト削減を期待できます。ただし、自社の重要な情報を外部へ出す必要があるため、信頼できるデータ入力代行会社を選んで依頼しましょう。

データセレクトは、データ入力や発送代行をはじめとする幅広い業務をセットで代行できるサービス企業です。常時50名以上の作業スタッフが常駐しており、スピーディかつ正確にデータ入力を行います。プライバシーマークやISMS/ISO27001なども取得しており、セキュリティ体制を完備しています。データ入力代行について、ぜひお問い合わせや無料見積もりをご利用ください。

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