職域接種　新型コロナワクチン　予診票管理の大変さ、見落としていませんか？ | これまでのお悩み解決事例

 

 

 

こんにちは、データセレクトの坂本です。

 

 

今回は新型コロナウイルスワクチンの職域接種、その実行業務に関するお話です。

 

 

今まさに接種を開始しようとしている企業、大学関係者様、

 

また複数の企業を取りまとめて接種を行う団体や商工会関係の皆様にぜひ読んでいただきたい内容です。

 

 

 

 

 

1. 「接種券がなくてもOK」　接種現場は大丈夫

 

 

 

1-1. 自治体接種との決定的な違い

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職域接種とは、自治体でのワクチン接種ではなく、企業や大学が各々で行う接種形態。

 

接種費用こそ予防接種法に基づき接種後の申請により支給されますが、会場や医療従事者等の確保、すべての運営は基本的に各自で行います。

それゆえ、企業の負担は相当なもの。

 

接種場所のレイアウトやスケジュール調整、－20℃冷凍庫を用いてのワクチン保管、実績報告など課題は山積みです。

 

ただ、これら接種までの流れは従来の自治体での接種に倣って行うことが可能。

 

ですが、自治体との決定的な違いは「接種券がなくても受けられる」という点！

 

実は、このことが業務に混乱を招きそうなのです。

 

 

 

 

 

1-2. 流れをシュミレーション

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この書類の流れを簡単にご紹介しましょう。

 

＜接種券がある場合（自治体接種）＞

 

1　自治体は各々のタイミングで「接種券」を発行。

 

2　接種券を持って接種会場や該当の医療機関でワクチン接種。　　

 

この際、会場では「予診票」が配られ、当日の体温やその他の項目に沿って問診が行われる。

 

接種券シールは予診票に張り付ける。

 

※この予診票は厚生労働省のHPにも掲載されています。

 

※予診票は接種券と同時に配布される場合もあります。

 

3　ワクチン接種後は、接種証明としてワクチンメーカーのシールを予診票に張り付ける。

 

4　ワクチン接種記録システム（VRS）への実績登録（VRSタブレット端末で、接種券に記載されているOCRラインを読み込む）。

 

 

 

※こちらは厚生労働省の手引きP40よりhttps://www.mhlw.go.jp/content/000789452.pdf

 

このような流れの中で、職域接種は自治体からの接種券を待たずしてワクチン接種が可能。

一刻も早く大人数への接種を行うための措置ですが、VRSへの登録は予診票に接種券が貼ってあることが必須です。

ですから、接種が終わったのにとりあえず登録できなくて宙ぶらりんの書類が山積するのです。

 

しかも接種は2回行いますから、

 

・最初から接種券があり、2回終わった人

 

・1回目の時は接種券がなかったけど、その後接種券が届いて2回目は接種券ありで接種完了した人

 

・2回とも接種したけど、まだ接種券が来ない人

 

こんな感じで様々なパターンの人が社内に混在することになります。

 

 

それらの書類を誰が管理するのか。

 

 

個々の社員で保管して、接種券が自宅に届いたら予診票に張り付けて企業の管理事務局へ提出なのか。

 

企業の事務局が保管管理しておいて、社員には接種券が届き次第提出させるのか。

 

提出漏れも否めませんから、チェック機能は必要ですし、いざ、書類が整って登録となっても、

 

職域接種は最低1000人から。1人2回接種ですので、2000枚の予診票の登録作業が必要です。

 

 

 

 

 

2. 予診票管理の解決策は？

 

 

このように、なかなかハードな書類管理。「人海戦術でなんとかなるでしょ」そうお考えの方もいるかもしれませんが、

 

 

 

効率を考えて行わないと無駄な作業ばかりで本業に支障をきたすことにもなりかねません。

 

 

 

しかも、登録を完了しなければ接種費用の請求はできませんから、ここは漏れなくきっちり行いたいですよね。

 

 

 

そんな時は、管理をまるごと外部委託というのも一つの選択肢。

 

実は、データセレクトではここ数日の間に数件立て続けに同様の職域接種の予診票管理業務のお問い合わせをいただいています。

 

 

弊社はデータ入力はもちろん、システム構築や管理も得意。倉庫管理にも長けており、案件に合わせてオーダーメイドで管理することが可能です。

 

 

今回の職域接種も、一括管理でお客様は予診票と接種券をその都度社員から集めてデータセレクトへ送るだけ。

 

 

その決め手は「管理バーコード」。

 

独自の個人管理ナンバーを作り、2枚の予診票や接種券に付けていくことで無理なく紐づけし、保管管理することができます。

 

また、大規模倉庫と安心のセキュリティ、様々な業務をこなしてきたスタッフの対応力も厚い信頼を得ています。

 

 

ただでさえ、会場運営や接種スケジュール管理などで手がかかる職域接種。

 

 

最後まで間違いなく遂行するために、予診票管理や登録は外部委託してみるというのも賢い選択かもしせません。

 

 

データセレクトでは、10万人規模の自治体様のワクチン予約コールセンター業務を請け負うなど、多方面で業務のお手伝いを行っています。

 

まずは「こんなことで困っているんだけど」というお困りごとからお聞かせください。

 

知恵を絞り、長年のノウハウを駆使して解決いたします。

 

 

 

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