保証カード。入力・印字から発送・管理まで | これまでのお悩み解決事例

こんにちは。

データセレクト東京支店　営業　大井です。

今回は、日々お問い合わせいただく案件の中でも「こんなこともできちゃいます！」という変わりダネをご紹介しましょう。

 

 

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保証カードもお任せください！
入力、印字、発送まで一括管理。

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「保証カードって何？」という方も多いでしょうが、要は保証書です。

家電や高級品を買った際に付いてくる修理保証等が一般的ですね。
お客様のご要望はこんな感じです…

 

【お客様】
海外に本社を持つ貴金属メーカー

 

【依頼内容】
顧客が商品購入時に記入した手書きの保証書を、プラスチック製のカードにして顧客に発送したい。

 

買った側からしてみれば、紙の保証書ではなく、丁寧な挨拶文と共に高級感あるカードが届く…それだけで

「いい買い物したなぁ」

「大切にしよう」

と思いますよね。

 

保証カードは、そんな顧客とメーカーの信頼関係を築く重要なアイテム。それだけに、請け負う側も力が入ります。

 

この案件でのポイントは、カードを大量生産するのではなく、

できあがりは1枚1枚違う、世界に一つだけの保証カードということ。

なにやら、業務はちょっと複雑のようです。

 

今回のように、初めて取り扱う特殊な業務の場合は、綿密な打ち合わせが欠かせません。
業務フロー図を作成し、社内でもシステム面や現場の担当者とアイデアを出し合いました。

 

では、次からは実際の作業内容や注意点、その解決策を見ていきましょう。

 

1枚1枚違う内容のカードを作るには

 

まずは、基本的な業務フロー。その概要がこちらです。

 

①　顧客が記入した申込書のスキャン
↓
②　データ入力
↓
③　カードへのデータ印字・インプット
↓
④　カード台紙へのセット・封入作業
↓
⑤　送付伝票・ラベル等貼付け・発送作業

 

お客様とはもっと綿密な図入りの業務フローでやり取りしましたが、とりあえずザックリとはこんな感じです。
もちろん、随時検品は必須です。

この流れの中で、特に知恵を絞った3つのポイントです。

 

1. 保証書もカードも数種類ずつあり、商品によって違う

 

商品の種類ごとに保証内容が違ったり、カードの種類が違ったり。細かい設定があるので、それらを間違えないように、細心の注意を払いながら作業を行います。

 

2. 随時定期発送

 

印字前のカードを在庫管理しながら、保証書が来次第対応します。
台紙にカードをセットする封入作業等は、機械ではできない細やかな作業ですが、実は弊社の得意分野。熟練のマンパワーが活躍します。
定期発送物は、流れを作ってしまえば作業スピードもアップ。ミスなく素早く対応できます。

 

3. 顧客情報を間違いなく入力し、カードに印字・記憶、発送する為、セキュリティ面は最重要課題

 

ここが一番重要です。
扱うのは個人情報。それを入力し、カードに落とし込み、発送まで。作業は煩雑にして個人情報への配慮、安全性も重要です。
それらを払拭すべく、スムーズな作業と検品を繰り返します。

 

セキュリティとワンストップで体制は万全

 

また、気になるセキュリティ環境について、その指針となる基準をご存知ですか。

一つは、企業のホームページやポスターなどでよく目にする「プライバシーマーク」。

これは個人情報について適切な保護措置を講ずる体制が備わっているという認定の証。日本工業規格「JIS Q 15001 個人情報保護マネジメントシステム-要求事項」に基づいた基準に適合した事業者のみ使用が認められます。

 

そして、もう一つ注目したいのは、国際規格「ISO27001」。
こちらはISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）を徹底しているという証明。企業全体で優れた情報セキュリティ対策ができているという証です。

 

データセレクトでは、このどちらも取得しており、安全管理を徹底しています。

さらに、データ入力から発送管理までを1社で行えるのは、セキュリティの面でも安心。
ワンストップとセキュリティは切っても切れない関係なのですね。

 

さて、保証カードも無事、軌道に乗り、随時発送中。

その成功の秘訣は、システムの構築や、一括作業によるコストカット・万全のセキュリティ体制にありました。

 

データセレクトでは、カードのみならず、様々な形体、内容の案件も対応いたします。ぜひ、ご相談ください。

 

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