大量の書籍、書類をスキャンしてデータ化する方法は？おすすめの代行会社も紹介| ブログ

大量の書籍や書類があって、管理に悩む人は少なくありません。電子データにしようと考えるものの、膨大な書類をスキャンする手間を考えて、先延ばしにしている人も多くいます。

本記事では、大量の書籍や書類などを、効率よくスキャンしてデータ化する方法について詳しく解説します。自力で行うのが難しい人向けに、スキャン代行会社も紹介していくので、ぜひ最後までご覧ください。

大量の書籍や書類をスキャンしてデータ化するメリットは、業務を効率化できることです。紙だと、どの情報がどこにあるのか探すのに時間がかかります。また、収納スペースを確保したり、劣化防止の対策をしたりと、管理コストがかかる点も懸念点です。

紙書類をデータ化すれば、キーワードを入力するだけで資料を探し出せます。また、社外からもアクセスできるようにすれば、いつでも書類を利用できます。収納スペースを取らず、劣化することもないので、管理コストを削減することも可能です。業務効率化をしつつ、コスト削減もできるのが、書籍や書類をスキャンしてデータ化するメリットといえます。

大量の書籍や書類をスキャンしてデータ化する方法には、自力で行えるものから、外部委託する方法までさまざまな種類があります。以下では、代表的な方法を3つ紹介しますので、データ化を検討されている方は参考にしてください。

オフィス複合機で自分でデータ化

オフィス複合機でデータ化する方法は、大きく2種類あります。本を裁断する方法と、裁断せず本を原稿台に置いてスキャンする手法です。オフィス複合機の場合、自動原稿送り機能を使って両面スキャンできる機種が多いため、大量の書籍でも簡単にデータ化できます。ただし、裁断機がなければ使えない方法です。

裁断せず原稿台でスキャンする場合、本をきれいな状態で保存できます。しかし、都度ページをめくらねばならず、大量の書籍をスキャンするのには多くの時間が必要です。また、中央部分が浮きやすく、きれいにスキャンしにくい点もデメリットといえます。

専用スキャナーを使って自分でデータ化

スキャン専用の機器を使用すれば、書籍をきれいにデータ化できます。専用スキャナーにはさまざまな種類があり、大量のスキャンに適したタイプや、本を開いてスキャンできる非破壊対応タイプ、手で持って使用するハンディタイプなどがあります。

自動原稿送り機能が付いているタイプの場合、オフィス複合機以上に解像度が高い機種も多くあります。ただし、膨大な量の紙をスキャンするには時間がかかったり、安価な製品だと原稿送りの過程でスキャンズレが発生しやすかったりするので、注意しましょう。

スキャニング代行会社に依頼

時間と労力をかけずきれいにデータ化したい場合は、スキャニング代行会社を利用するのがおすすめです。費用はかかりますが、裁断からスキャンまで全て代行してくれます。文字情報をデータ化してくれるサービスもあるので、電子書籍とまったく同じようにデータを活用できるようになります。

会社によっては、ホチキスやクリップで留められた大量の書類や冊子をデータ化し、さらに原状復帰までしてくれるサービスもあります。紙資料はそのまま残しつつ、電子データ化して活用しやすくしたい方にもぴったりです。

スキャンのデータ化代行は、さまざまな会社が行っています。会社ごとに対応している作業や得意とする業務が異なるので、各社の特徴を把握したうえで、自社にぴったりのサービスを選択しましょう。以下では、特におすすめのスキャンによるデータ化代行会社を7社紹介します。

データセレクト

弊社データセレクトは、書類スキャン・データ入力・DM発送・コールセンターといったバックオフィス業務全般の代行サービスを行っている企業です。スキャンによるデータ化代行サービスでは、柔軟性の高さを強みとしています。

ご依頼は、小ロットから大量の書類まで幅広く対応しています。通常の書類だけでなく、裁断できない冊子でもスキャン可能です。専用のマシンで、冊子や書類にダメージを与えず作業を行います。また、文字データを入力したり、旧郵便番号や市外局番といった新旧の情報が混在している場合にデータを補完したりするのにも対応しています。データ化した書類は、裁断処理・溶解処理手配・廃棄などまで請け負うことが可能で、廃棄証明書の提出も承ります。

セキュリティ対策に関しては、ISO27001とプライバシーマークを取得し、監視カメラや入退館管理システムなどを導入するなどの対策を行っており、大切な書類もしっかりと管理いたします。マスキングソフトでの画像スキャニングを実施しており、個人情報のリスク管理も万全の体制を整えています。

納品データは、CSVやテキストファイルなどで、CD-ROMやUSBでの送付、もしくはメール添付等で行っております。納品形式や原稿の返却方法などは、ご依頼時にご相談ください。

データセレクトのスキャンによるデータ化代行サービス

ジェイ・アイ・エム

ジェイ・アイ・エムは、スキャニングやデータ入力の代行を請け負っている会社です。創業50年の歴史があり、月間で最大100万枚まで処理できる体制を誇ります。

ジェイ・アイ・エムの強みは、専門スタッフによる丁寧な作業と、対応業務の幅広さです。文書情報管理士やキーパンチャーといった専門スタッフが作業を行うので、高精度かつ短納期での作業を期待できます。また、書類保管・ツール開発・電子帳票システム導入支援など、書類管理に関するさまざまな作業に対応しているのも魅力です。

出典：スキャニングサービス｜株式会社ジェイ・アイ・エム

うるるBPO

うるるBPOは、業務プロセスの一部を代行するサービス「BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）」を提供している企業です。取引実績は5,000社以上、29,000件以上にのぼります。

うるるBPOのスキャニングサービスは、低価格かつ高品質な作業が魅力です。自社保有のスキャニングセンターで、効率化された環境で作業を行っているため、制度が高く短納期・低単価なサービスを実現しています。プライバシーマークやISO27001を取得しており、カメラや入退室管理システムによりセキュリティ対策を徹底しているので、重要書類も安心して預けられます。

出典：スキャン代行サービス｜うるるBPO

そのままスキャン

そのままスキャン（株式会社誠勝）は、書類を加工・裁断せずスキャンしてくれるサービスです。重要書類や書籍をそのままの状態で保管できるので、情報の利便性を高めつつ、原本は保管したいといったケースには最適です。

書籍だけでなく、大型の書類や地図にも対応しています。フィルムや美術品なども基本的にはスキャン可能で、OCR処理（文字データ化）や電子ブック化といったオプションサービスも豊富です。重要資料の電子データ化を検討している方は、問い合わせてみましょう。

出典：主な提供サービス｜株式会社誠勝

アブロードアウトソーシング

アブロードアウトソーシングのスキャンによるデータ化代行サービスは、対応メディアの幅広さが魅力です。絵画・写真・フィルム・マイクロフィルムなども対応しており、原本非破壊でのスキャンも可能となっています。

また、PDFデータのしおり付け・見開き設定・OCR処理・画像加工などにも対応しています。ルールに沿ってデータ作成をしてほしい場合には、オプションサービスも利用するのがおすすめです。

出典：スキャニングサービス｜アブロードアウトソーシング株式会社

ジャパン・クリエーション

ジャパン・クリエーションは、書類スキャンとデータ化に特化した会社です。書類の預かりから、ホチキス・クリップ外しといった下準備、スキャン、返却まで全て行います。スキャン後の書類を保管してもらうのも可能なので、原本を残したいがスペースがないといったケースでもおすすめです。

また、医療関連の紙カルテやレントゲンフィルムをスキャンするのも可能です。「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン」に基づいて作業してくれるので、医療関連の書類を電子化したい場合にも向いています。

出典：電子化のメリット｜株式会社ジャパン・クリエーション

エヌ・エス・エム

エヌ・エス・エムは、ドキュメント管理システムの提供や、スキャン代行、セキュリティサービス提供などをしている会社です。スキャン代行では、図面・設計書・特許書類・カルテ・レントゲンフィルムといった特殊な書類にも対応しています。

また、医療機関向けバックアップソリューションを提供しているのも特徴的です。サイバー攻撃や自然災害などでシステムが停止しても、診療を継続できる電子カルテバックアップサービス「カルテキューブ」を提供しています。

出典：ドキュメントサービス（一般企業のお客様）｜株式会社 エヌ・エス・エム 

書籍や書類をスキャンしてデータ化する場合、保管方法やスキャン方法などにいくつかの注意点があります。適切な方法でデータ化できるように、以下の注意点を把握しておきましょう。

保管方法

スキャンデータは誤って削除や改変がされないよう、厳重に保管しましょう。クラウドサーバーや外部HD・SSDなどを活用して、バックアップを取っておくと安心です。

USBメモリーやSDカードだと、紛失リスクがあります。パソコン本体のメモリや外部サーバーなど、物理的に紛失しにくい場所に保管するのがおすすめです。パソコン本体のメモリや、社内サーバー等に保管する場合は、セキュリティソフトを導入して情報漏洩リスクをなくすのも重要になります。

社内ルール

社内ルールを決めておかないと、データ化の方式がバラバラになってしまい、活用しにくくなります。また、情報漏洩や紛失といったトラブルが起きやすくなったり、事故の調査がしにくくなったりするので注意が必要です。

具体的には、ファイル名の形式・保存場所・解像度などを決めておくと、電子データに移行した際の混乱を防げます。スキャン作業を外部委託する際は、委託先企業と相談しながらルール作りをするのがおすすめです。

電子帳簿保存法

電子帳簿保存法の改正により、国税に関する書類は電子データで保存することが義務付けされました。2024年1月1日からは紙書類でなく電子データとして保存しなくてはなりませんので注意しましょう。

電子帳簿保存法では、紙書類のスキャン方法や電子データの保管方法などについて、細かな決まりがあります。法改正に伴い紙書類の電子データ化を進める場合は「原則として作成または受領からおおよそ7営業日以内に保存」「解像度200dpi相当以上」といったルールを厳守しましょう。法改正については以下の特設サイトを参考にして、不安があればスキャン代行会社にご相談ください。

出典：電子帳簿等保存制度特設サイト｜国税庁

インボイス制度

2023年10月よりスタートしたインボイス制度に基づき、適格請求書（インボイス）を適切に保存する必要があります。適格請求書とは、登録した事業者（適格請求書発行事業者）のみが発行できる、必要事項を全て記載した請求書です。適格請求書を正しく保管しないと、仕入れ側は仕入れ税額控除を利用できなくなります。

インボイスは、電子データ・紙書類どちらで交付しても問題ありません。紙書類で交付された場合、スキャンをした上で電子帳簿法に従って保存しなければならず、かなりの事務コストが発生します。事務コストを削減するためには、電子データ化の体制を整えるとともに、電子データで交付するよう交渉する必要もあります。

大量の書籍や書類があって、保管スペースや利便性などに悩む場合は、スキャン代行サービスを利用してみましょう。短時間できれいにデータ化でき、サービスによっては文字データの入力や書類の廃棄などにも対応しているので、今ある書類を最大限に活用することが可能になります。

スキャン代行サービスをお探しの方は、ぜひ弊社データセレクトにお問い合わせください。セキュリティ対策が徹底された環境で、専門スタッフがひとつひとつ丁寧にスキャン・データ化いたします。文字データの入力や、旧情報の保管、書類の原状復帰や廃棄などさまざまなご要望にも対応しておりますので、複雑なご依頼であっても、まずはお気軽にお問い合わせください。

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